Word 2000 : Le publipostage par e-mail
par Michel Bloch (article du 01/09/2002)
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Qu'est ce que le publipostage : tout simplement la création de lettres types, ou d'e-mails types dans le cas présent, que vous allez personnaliser de manière "automatique" pour chacun de vos correspondants.
Ce cours se divise en deux parties principales, avec des sous parties, selon le plan ci-après :
- I. Les bases du publipostage par e-mail
- 1. La source de données
- a. Créer la source de données avec Word
- b. Utiliser une source de données existante
- 2. Création du document principal
- 3. Fusion du document avec les données - Envoi des e-mails
- II. La publipostage avancé en utilisant Visual Basic Application (VBA)
-
La première partie est accessible à tous; par contre, la seconde partie nécessite de connaître le VBA, ou du moins, nécessite de s'y plonger ensuite, pour comprendre mes explications...
I. Les bases du publipostage par e-mail
Commençons par le commencement... ;) Vous avez lancé Word, un nouveau document vierge a automatiquement été créé. Choisissez la commande de menu "Outils/Publipostage"; puis cliquez sur le bouton "Créer" (au dessous de "Document principal"), et choisissez "Lettres types". Word vous demande alors si voulez utiliser la fenêtre active, ou un nouveau document principal, pour votre lettre type; dans le cas présent, cela revient au même... cliquez sur le bouton "Fenêtre active".
Vous obtenez alors l'écran suivant :
1. La source de données
Qui dit publipostage, dit source de données, c'est à dire le fichier dans lequel vous allez enregistrer les coordonnées des personnes auquelles vous voulez écrire.
Vous l'avez compris, il faut cliquer sur le bouton "Obtenir les données"; 2 choix vous sont proposés : "Créer la source de données" avec Word ou "Ouvrir la source de données" --> sous-entendu une source de données existante. Nous allons d'abord étudier la première possibilité.
a. Créer la source de données avec Word
Lorsque vous cliquez sur "Créer la source de données", vous obtenez l'écran suivant :
Vous avez, sur la gauche, un certain nombre de champs prédéfinis que vous pouvez supprimer, déplacer. Vous pouvez aussi créer des champs en tapant un nom de champ dans "Nom du champ" et en cliquant sur "Ajouter un champ".
Je vous propose de créer un fichier de données de correspondants français d'une association ADSL; nous allons le simplifier et nous contenter des données suivantes : sexe, nom, prénom, département et e-mail de la personne. Soit le résultat suivant :
Vous cliquez ensuite sur "Ok", et vous enregistrez le fichier de données dans la boite de dialogue; j'ai choisi le nom "exemple données.doc".
Word vous demande ensuite si vous voulez "Modifier la source de données" ou "Modifier le document principal". Choisissons la première possibilité.
Nous obtenons l'écran suivant :
Vous saisissez ensuite le nombre de fiches nécessaires, en cliquant sur "Ajouter" à chaque fois, puis vous terminez par "Ok".
Nous revenons ainsi au document principal qui s'est enrichi d'une nouvelle barre d'outils, dédiée au publipostage. Le dernier bouton à droite de cette barre, intitulé "Modifier la source de données" (raccourci Alt+Maj+E), vous permet de revenir à l'écran de saisie des données.
Nous allons maintenant enregistrer le document principal (ce que nous n'avons pas fait), même s'il est encore vide, et l'appeler "exemple publipostage.doc".
La création du fichier de données dans Word, est simple, mais complètement inadaptée à des fichiers de données importants, et à un publipostage sérieux. Aussi, je vous déconseille cette méthode. Nous allons donc étudier comment utiliser une source de données existante.
Mais auparavant, nous allons voir comment se présente le document de données créé par Word. Pour cela, fermez le document principal "exemple publipostage.doc", et ouvrez le document de données "exemple données.doc". Vous obtenez un simple tableau, de la forme suivante :
| Sexe |
Nom |
Prénom |
Département |
Email |
| F |
Durand |
Christine |
92 |
chipie001@laposte.net |
| F |
Dupond |
Cunégonde |
01 |
laplusbelle2001@hotmail.com |
| M |
Bloch |
Michel |
75 |
coolmicro@fr.st |
| M |
Martin |
Pierre |
06 |
pierre.martin009@wanadoo.fr |
Si vous êtes obligé d'utiliser Word pour votre source de données, nous voyons donc qu'il est possible de travailler directement sur ce tableau, ce qui est finalement plus pratique pour effectuer des tris, ajouter ou supprimer des lignes, etc.
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