La maintenance de Word en entreprise, sur un ensemble de postes

par Michel Bloch (article du 01/11/2002)

Ce tutorial s'adresse avant tout à ceux qui, comme moi, doivent "gérer" un certain nombre de postes Word; dans ce cas, il est primordial que tous les postes Word soient installés de la même manière, et le restent, avec le minimum de manipulations, quelles que soient les erreurs éventuelles faites par les utilisateurs... Solutions testées pour Word 97 et 2000.

I. Le modèle de démarrage : Normal.dot et Demarre.dot

Je suppose que tous les lecteurs savent qu'un modèle Word, peut stocker les 4 types d'éléments suivants :

Styles
Insertions automatiques
Barres d'outils
Macros

Le premier modèle Word, est bien sûr Normal.dot. Si aucun autre modèle n'est actif, c'est dans Normal.dot que seront stockées, toutes les modifications afférentes au styles, insertions automatiques, barres d'outils, et macros.

Le problème, c'est que Normal.dot, est très sensible au plantages et différents problèmes que peut connaître Word. De plus, il suffit d'une mauvaise manipulation d'un utilisateur pour qu'un beau Normal.dot devienne... (je vous laisse imaginer le pire, je l'ai vu...).

La solution à ce problème, est de stocker tout le contenu de Normal.dot, dans un autre modèle, qui sera actif en permanence.

1ère étape : Vous prenez un Word "tout neuf", à peine installé, et vous construisez un beau "Normal.dot", c'est à dire que :

Vous construisez les styles conformes aux standards de l'entreprise, si nécessaire.
Vous mettez les Insertions automatiques propres à l'entreprise, si nécessaire.
Vous personnalisez les barres d'outils selon le type de travail nécessaire dans l'entreprise
S'il y a des macros spécifiques à l'entreprise, vous les insérez dans Normal.dot, en utilisant le menu Outil/Modèles et documents/Bouton Organiser et en allant les pêcher dans le document ou le modèle où elles sont stockées.

Ensuite, vous avez 2 solutions :

Soit vous sauvegardez votre "beau Normal.dot", et vous le recopiez sur chaque poste, à la place de l'ancien.
Soit vous renommez votre "beau Normal.dot" en demarre.dot (ou tout autre nom), et vous le copiez dans le dossier des fichiers de démarrage de Word, indiqué dans les options, sur chaque ordinateur; il ne vous reste plus ensuite, sur chaque ordinateur, qu'à détruire Normal.dot, de façon à ce que Word soit obligé de reconstruire un Normal.dot neuf et minimal (manoeuvre que l'on peut renouveller à chaque fois qu'un problème d'ordinateur ou une erreur d'un utilisateur, a "corrompu" normal.dot).

Je préfère cette deuxième solution, qui est plus facile à mettre en oeuvre de manière automatisée, avec des fichiers batch, et/ou, des archives autoextractibles (lorsqu'il faut également installer les modèles Word propres à l'entreprise).

II. Les options générales et les options de corrections automatiques

Les options générales de Word (menu Outils/Options --> 10 onglets), ne sont pas stockées dans normal.dot, alors qu'elles ont une importance décisive pour l'utilisation de Word, notamment de certains modèles (par exemple, l'option de mise à jour, ou non, des champs lors de l'impression, et les chemins d'accès aux documents et modèles). De même les options de correction automatique ne sont pas non plus stockées dans normal.dot.

La première chose à laquelle pense les informaticiens pour agir sur les options, est la base de registre (bdr). Je traite d'ailleurs cet aspect en 3ème partie de ce tutorial. Mais la base de registre est assez complexe, et il est assez difficile d'accéder à toutes les options de Word ou d'Office par la bdr.

Aussi, je vais vous proposer une solution "spéciale bidouille" à la portée de tous.

Le principe est de créer un macro qui stocke toutes les options. Voici la démarche pas à pas, c'est bête comme chou...

Nouveau document vierge
Vous allez d'abord choisir les options désirées (générales, et de correction automatique), conformes à l'utilisation faite dans l'entreprise. Quelques conseils issus de mon expérience :
* Options/Affichage : je choisi "Champ avec trames" --> toujours, ce qui facilite la vie des utilisateurs pour répérer les champs variables d'un modèle, et ne pas écrire dessus, s'il n'est pas protégé.
* Options/Général : "Mise à jour des liaisons à l'ouverture" doit souvent être coché lorsqu'on fait des copies avec liaison de Excel dans Word, par exemple.
* Options/Impression : Il faut en général cocher "Mettre à jour les champs" et "Mettre à jour les liaisons", pour des raisons évidentes
* Options/Enregistrement : "Toujours créer une copie de sauvegarde" et "Enregistrer les infos de récupération automatique" sont 2 options qui permettent de se sortir de pas mal de mauvais pas...
* Options/Dossiers par défaut : Indiquez les chemins des documents, modèles et fichiers de démarrage
Puis, vous choisissez "Outils/Macros/Nouvelle macro" ou "Enregistrer macro" (selon les versions), et Ok (sans vous préoccuper du nom de la macro)
Ensuite, vous cliquez sur le menu "Outils-Options", et vous cliquez sur tous les onglets, sans en oublier un seul, un à un. Puis Ok. Vous continuez avec "Outils-Correction automatique", et cliquez sur chaque onglet. Puis Ok
Il ne vous reste plus qu'à arrêter l'enregistrement de la macro, en cliquant sur le carré de la barre d'outils qui est apparu au début de l'enregistrement.
La macro doit se nommer "macro1", ou quelque chose de ce genre. Nous allons la renommer. Pour cela, vous choisissez "Outils/Macro/Macros", vous cliquez sur la macro que vous venez d'enregistrer, et vous cliquez sur le bouton "Modifier". Vous devez voir un truc du genre "Sub Macro1()" dans l'éditeur de macros; vous écrivez à la place "Sub Autoopen()". Puis vous fermez l'éditeur de macros.
Il ne vous reste plus qu'à sauvegarder le document en le nommant, par exemple, "Options Word". Et c'est fini. Il suffira qu'un utilisateur ouvre ce document dans Word pour que toutes les options se mettent en place automatiquement : attention, il ne faut pas double-cliquer sur ce document dans le poste de travail, il faut ouvrir Word, puis ouvrir ce document dans Word, pour que cela marche.

Si vous voulez fignoler,vous pouvez ajouter, dans l'éditeur de macros, à la fin de la macro, avant l'instruction "End Sub", cette instruction pour que le document se ferme tout seul, une fois la macro exécutée :
ActiveWindow.Close SaveChanges:=wdDoNotSaveChanges

III. La base de registre et Word / Office

Je vais essayer de récapituler ci-dessous, toutes les clés de la bdr en rapport avec Office ou Word, que je connais.

Lorsqu'on est dans la bdr, on peut, avec regedit.exe par exemple (personnellement, je préfère utiliser Registrar Lite), exporter une branche donnée et créer un fichier Reg.
Les fichier Reg sont très pratiques car un utilisateur peut,par un simple double-clic sur le fichier, faire les modifications correspondantes dans la bdr.
Un fichier reg n'est pas toujours facile à faire, à partir de rien, avec un éditeur de texte... Personnellement, pour ne pas me planter je préfère créer mes fichiers Reg à partir d'un ordinateur "modèle", parfaitement installé et configuré, en exportant les branches nécessaires de la bdr.

Nota : Tout ce qui est ci-dessous, est compatible avec Windows 95 - 98 - Me - NT - 2000 - XP.

Signification des abréviations :
HKCU = HKEY_CURRENT_USER

1. Les dossiers de Word

Sauf indication contraire, les entrées sont de type chaîne : REG_SZ ou REG_EXPAND_SZ.

Dossier par défaut de sauvegarde des documents

Clé Word 97 : HKCU\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options
Clé Word 2000 : HKCU\Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Options
Entrée : Doc-Path
Exemple : D:\Mes Documents\

Dossier des images

Clé Word 97 : HKCU\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options
Clé Word 2000 : HKCU\Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Options
Entrée : Picture-Path
Exemple : D:\Mes Documents\Mes Images\

Dossier de sauvegarde automatique

Clé Word 97 : HKCU\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options
Clé Word 2000 : HKCU\Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Options
Entrée : AutoSave-Path
Exemple : D:\Mes Documents\Autosave\

Dossier des fichiers de démarrage sous Office

Clé Office 2000 : HKCU\Software\Microsoft\Office\9.0\Common\General
Entrée : Startup
Exemple : D:\Mes Documents\Modèles\Démarrage\

Dossier des fichiers de démarrage sous Word (si différent d'Office)

Clé Word 97 : HKCU \Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options
Clé Word 2000 : HKCU \Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Options
Entrée : Startup-Path
Exemple : D:\Mes Documents\Modèles\Démarrage

Dossier des modèles utilisateur sous Office

Clé Office 2000 : HKCU\Software\Microsoft\Office\9.0\Common\General
Entrée : UserTemplates
Exemple : D:\Mes Documents\Modèles\

Dossier des modèles utilisateur sous Word (si différent d'Office)

Clé Word 97 : HKCU \Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options
Clé Word 2000 : HKCU \Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Options
Entrée : User Dot Path
Exemple : D:\Mes Documents\Modèles\

Dossier des modèles d'un groupe de travail sous Office

Clé Office 2000 : HKCU\Software\Microsoft\Office\9.0\Common\General
Entrée : SharedTemplates
Exemple : D:\Mes Documents\Modèles de groupe\

Dossier des modèles d'un groupe de travail sous Word (si différent d'Office)

Clé Word 97 : HKCU \Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options
Clé Word 2000 : HKCU \Software\Microsoft\Office\9.0\Word\Options
Entrée : Workgroup Dot Path
Exemple : D:\Mes Documents\Modèles de groupe\

>>>>>>>>>>>>>>>>>>> Suite à venir avant la fin de l'année...