Word 2000 : Le publipostage par e-mail (suite)
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b. Utiliser une source de données existante
Je vous l'ai dit, je vous conseille de créer et maintenir votre source de données avec un logiciel adapté à cet usage.
Si vous avez Microsoft Access, c'est évidemment idéal. Le tableur Microsoft Excel est assez pratique pour de petites bases de données (moins de 1000 enregistrements). Vous pouvez également utiliser tout logiciel qui produit des fichiers au format Dbase ou Foxpro (dbf).
A noter que la base de données MySql permet d'exporter ses tables en format texte délimité (champs entourés par des guillemets, séparés par des points-virgule, chaque enregistrement étant sur une ligne séparée), accepté par Word.
Quel que soit le logiciel utilisé, je vous conseille de faire la sélection correspondant à l'envoi que vous voulez faire, dans le logiciel de base de données que vous utilisez, et non dans Word; je m'explique :
Supposons que vous vouliez faire un envoi d'e-mails à vos correspondants de Paris, alors que votre base de données comprend tous les départements français; il est préférable d'extraire de votre base de données, un fichier de données, ou une table, comprenant uniquement vos correspondants parisiens, et d'utiliser ensuite cette "sous-table" temporaire dans Word.
Pour la suite de ce cours, je vais utiliser le fichier excel "Exemple données.xls". Ouvrons le document "Exemple publipostage.doc". Choisissez la commande menu "Outils/Publipostage..." ou l'icône de la barre d'outils "Aide au publipostage" qui est au milieu (c'est la même chose). Cliquez sur le bouton "Obtenir les données", puis "Ouvrir la source de données". Choisissez notre fichier excel, puis "Feuille de calcul entière", puis "Modifier le document principal". Il ne nous reste plus qu'à enregistrer le document "Exemple publipostage.doc" qui est maintenant attaché à la base de données excel. Et nous pouvons passez à l'étape suivante.
2. Création du document principal
Le document "Exemple publipostage.doc" que vous obtenez en cliquant sur ce lien, est évidemment "terminé".
Les e-mails envoyés sous Word 2000 avec les commandes de publipostage, sont au format "texte brut"; je sais que Word XP permet également d'envoyer ces e-mails, au format HTML, mais je ne peux vous en dire plus... Vous devez donc construire votre texte comme dans un éditeur de texte, c'est à dire en utilisant la touche "entrée" pour créer des espaces entre les paragraphes, en oubliant les attributs de texte tels que le "gras", le "souligné", etc.
Pour travailler, je vous conseille de cocher "Afficher les codes de champ" dans l'onglet "Affichage" des "Options" (menu "Outils"); le raccourci clavier est Alt+F9, et il s'agit d'une commande à bascule (quand on tape une deuxième fois Alt+F9, on revient à l'affichage normal). Toujours dans "Afficher les codes de champ", onglet "Affichage" des "Options" (menu "Outils"), je vous conseille vivement de choisir "Champs avec trame"/"Toujours" dans la liste déroulante.
Je vais maintenant vous présenter l'essentiel de la barre d'outils consacrée au publipostage :
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