Word 2000 : Le publipostage par e-mail (suite)
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Vous faites votre lettre normalement (en n'oubliant pas qu'il s'agit d'un e-mail au format "texte brut"). Nous allons donc uniquement étudier comment insérer des "champs de fusion" et des "mots clé", c'est à dire les zones variables de votre lettre qui vont changer pour chaque enregistrement de votre source de données.
Nous voulons écrire la phrase : "A l'attention de [Prénom] [Nom]"; il suffit de placer le curseur à l'endroit voulu, de cliquer sur "Insérer un champ de fusion" dans la barre d'outils, et de choisir le champ "Prénom", puis ensuite, le champ "Nom".
Un peu plus compliqué... Nous voulons écrire ensuite "Cher [Prénom]" ou "Chère [Prénom]", selon le sexe de la personne. Pour cela, vous cliquez sur le bouton "Insérer un mot clé" de la barre d'outils, puis sur "Si...Alors...Sinon". Et vous remplissez ensuite la boite de dialogue, comme indiqué sur l'écran ci-dessous :
Vous insérez ensuite la champ de fusion "Prénom", comme nous l'avons déjà fait. Si vous êtes en mode "Afficher les codes de champ" (Alt+F9), vous devez obtenir :
{ IF { MERGEFIELD Sexe } = "F" "Chère" "Cher" }{ MERGEFIELD Prénom },
Autres exemples d'utilisation du "Si...Alors...Sinon" :
Vous pouvez utiliser le champ "Sexe" pour mettre les mots qui le nécessitent, au féminin; par exemple le mot curieux/se :
curieu{ IF { MERGEFIELD Sexe } = "F" "se" "x" }
Si une partie de votre message ne s'adresse qu'au parisiens :
{ IF { MERGEFIELD Département } = "75" "Bla-bla-bla pour les parisiens...." "" }
Je vous laisse découvrir avec l'aide en ligne intégrée à Word, la signification des autres mots-clé que l'on peut insérer.
Voilà, votre document principal est créé, il ne nous reste plus qu'à envoyer les e-mails.
3. Fusion du document avec les données - Envoi des e-mails
Cliquez sur le bouton de la barre d'outils "Fusionner...". Choisissez "Fusionner vers Messagerie électronique" :
Puis, cliquez sur le bouton "Configurer...". Choisissez le champ de fusion contenant l'adresse e-mail, et saisissez un objet du message :
La case à cocher "Envoyer le document en tant que pièce jointe" ne sert pas dans le cas présent, puisque nous désirons envoyer le corps de la lettre, en mode texte; vous cocheriez cette case si vous vouliez envoyer cette lettre sous forme de document joint. Cliquez ensuite sur Ok, Sur "Fermer", et enregistrez votre document. Voilà, votre document est terminé...
Pour envoyer vos e-mails, il vous suffit de cliquer à nouveau sur le bouton de la barre d'outils "Fusionner...", et de cliquer sur "Ok"; dans ce cas, tous les e-mails correspondant à votre source de données sont envoyés. Vous pouvez également n'envoyer que certains enregistrements :
* Soit en remplissant "De ... A", par exemple de 2 à 3.
* Soit en utilisant les "Options de requête..."; par exemple, si vous désirez n'envoyer les e-mails qu'aux membres parisiens de l'association :
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